Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement

Vlaamse Wijngilde vzw

1 Inleiding – definities en afkortingen

De Vlaamse Wijngilde vzw wordt in dit document “de vereniging” genoemd.

2 Doel en beleid van de vereniging

2.1 Doel van de vereniging

Tekst van artikel 4 van de Statuten.

De vereniging heeft drie essentiële doelstellingen:

  1. het aanbieden van een wijnpraktijkforum met een educatieve opdracht;
  2. het naar buiten brengen van een uniform en wervend imago voor elke wijnliefhebber;
  3. het creëren van een ernstig en tegelijk ontspannen kader voor bovenstaande
    doelstellingen.

Door middel van lidgelden, toelagen, bijdragen en schenkingen, organiseert ze of werkt ze mee aan onder meer:

  1. wijnproeverijen op lokaal en nationaal vlak;
  2. nationale activiteiten ter bevordering van de contacten tussen de leden;
  3. vormingsprojecten;
  4. nuttige wijninformatie voor leden en andere wijnliefhebbers via magazines, een
    website of andere kanalen;
  5. introducties bij verenigingen in andere landen;
  6. introducties bij het bezoeken van wijnhuizen en wijnbouwers;
  7. voorlichting en waarschuwingen voor misbruiken in de wijnsector;
  8. een jaarlijks kapittel en banket;
  9. geleide bezoeken aan wijnstreken en wijnkelders;
  10. de toekenning van eretekens en graden in de wijnkennis.

De vereniging mag alle handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met haar doel, zoals gebouwen, installaties en accommodaties verwerven, huren of anderszins in gebruik nemen,  wijnverzamelingen aanleggen, voordrachten en lezingen organiseren of eraan deelnemen, aan andere organisaties deelnemen, boeken tijdschriften en andere publicaties uitgeven of laten uitgeven, en in het algemeen de verspreiding en verwerking bevorderen van nuttige informatie over wijnen in de meest ruime zin van het woord.

De vereniging kan haar medewerking verlenen aan of belang stellen in elk project, elke vennootschap of elke vereniging met een gelijkaardig doel als het hare.

2.2 Het niet commercieel beleid van de vereniging

Voor het realiseren van haar doel voert de vereniging een niet commercieel beleid.

Het nationaal comité en de commanderijbesturen, ieder in zijn domein, zien toe op de toepassing hiervan.

Zo zullen zij vermijden in de plaats te treden van de wijnhandel of ermee in concurrentie te treden. Tijdens de nationale en lokale activiteiten vrijwaren zij de deelnemers van druk tot aankopen of andere verbintenissen.

In die geest moet het mogelijk zijn activiteiten te organiseren in samenwerking met de wijnbouw en met de wijnhandel. Hieronder enkele voorbeelden:

  • het zelfstandig, of met derden organiseren van een wijnbeurs, waarbij wijnhandelaars en wijnbouwers hun waren aanprijzen (inkomsten daarbij kunnen dan zijn standplaatsgelden, inkomgelden,… maar geen commissies op de verkoop);
  • het werven van publiciteit voor Ken Wijn-magazine of voor een commanderijtijdschrift;
  • het organiseren van een wijntombola of een activiteit waarbij restflessen van degustaties per opbod worden aangeboden;
  • de aankoop, door de leden, van wijnen tijdens de wijnreizen.

3 Activiteiten van de vereniging

3.1 Evenementen in commanderijverband

3.1.1 Proefevenementen in commanderijverband

Tekst van artikel 12 van de Statuten.

Elke commanderij organiseert, al dan niet in samenwerking met andere commanderijen of met organisaties met gelijkaardige doelstellingen, minstens vijf proefevenementen per gildejaar die, buiten het lidgeld, gratis zijn voor haar leden.

De commanderijen kunnen bijkomende deelnamekosten aanrekenen voor andere evenementen dan deze die onder de minimumregel vallen. In de praktijk gaat het vaak om feestelijkheden, reizen of uitstappen, wijnbeurzen van de commanderij of wedstrijden. Deze opsomming geldt als voorbeeld en is niet beperkend.

Het commanderijbestuur organiseert de evenementen.

Het commanderijbestuur stelt het volledige jaarprogramma op en deelt dit bij aanvang van het gildejaar mee aan de commanderijleden.

Ieder lid van de vereniging kan deelnemen aan proefevenementen van een andere commanderij mits voorafgaande toestemming van de bedoelde commanderij. De mogelijkheid tot deelnemen en de vooraf te betalen vergoeding worden door de bedoelde commanderij bepaald.

Deze regel is ook van toepassing voor deelname aan proefevenementen van commanderijen door personen die geïnteresseerd zijn om lid te worden van de vereniging.

Leden die verhinderd zijn om deel te nemen aan een evenement van hun commanderij waarschuwen het commanderijbestuur hiervan tijdig, zodat het evenement efficiënt en zonder nutteloze kosten kan georganiseerd worden.

Zonder afbreuk te doen aan de gezonde kritische ingesteldheid van de wijnliefhebber, tonen de aanwezige leden en gasten tijdens de proefevenementen het nodige respect voor het doel van de bijeenkomst, voor de sprekers en voor elkaar, zodat het evenement in optimale omstandigheden verloopt.

3.1.2 Geleide bezoeken aan wijnstreken en wijnkelders In commanderijverband

Het commanderijbestuur kan, alleen of in samenwerking met andere commanderijen, geleide bezoeken organiseren aan wijnstreken, wijnbouwers en wijnkelders.

Dit type activiteiten valt buiten de minimumarrangementen die door het jaarlijkse lidgeld gedekt zijn. Het commanderijbestuur kan de deelnemers een bijdrage vragen.

3.1.3 Jaarlijks kapittel in commanderijverband

Het bestuur van de commanderij organiseert eventueel een jaarlijks kapittel, al dan niet gepaard gaande met een banket. Speciale omstandigheden kunnen aanleiding geven tot het organiseren van een bijzonder kapittel.

Een belangrijke activiteit tijdens het kapittel is de plechtige uitreiking van de verschillende graden en eregraden in de wijnkennis.

Een kapittel wordt op een stijlvolle manier georganiseerd.

Een model van intronisatie zal bijlage 1 bij het huishoudelijk reglement vormen.

3.1.4 Proefevenementen ontstaan uit samenwerking

Commanderijen kunnen de krachten bundelen en in samenwerking proefevenementen organiseren, onder hun gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Het nationaal comité of de nationaal wijnmeester kunnen dergelijke initiatieven bevorderen, ondersteunen, het voortouw erin nemen, in het kader van een commanderijevenement of als alternatief voor nationale proefevenementen.

3.1.5 Evenementen in commanderijverband en aansprakelijkheid

De organisatie van de van 3.1.1 tot en met 3.1.4 vermelde evenementen valt onder de exclusieve verantwoordelijkheid van elk commanderijbestuur, dat zich engageert om de wettelijke verplichtingen die de organisatie van elk evenement met zich meebrengen te volgen en erover zal waken dat elk evenement met de grootste zorg wordt voorbereid en uitgevoerd

3.2 Nationale evenementen en activiteiten

3.2.1 Nationale proefevenementen

Het nationaal comité organiseert elk gildejaar minstens één nationaal proefevenement, opgebouwd rond een wijnthema.
Dit type activiteiten valt buiten de minimumarrangementen die door het jaarlijkse lidgeld gedekt zijn. Aan de deelnemers kan een bijdrage gevraagd worden.

Het nationaal comité en de commanderijen zullen alles in het werk stellen om de inschrijvingen en betalingen efficiënt en objectief te laten verlopen.

Het nationaal comité zendt een uitnodiging aan alle commanderijbesturen. De uitnodiging vermeldt naast informatie over het evenement – zoals thema, locatie, datum en uur—de bijdrage per deelnemer, het rekeningnummer, en de afsluitdatum voor de inschrijvingen.

De commanderijbesturen

  • zenden een uitnodiging aan al hun leden;
  • centraliseren de inschrijvingen van hun leden;
  • zenden vóór de afsluitdatum een nominatieve lijst van de deelnemers aan het nationaal secretariaat, met kopie aan de nationaal voorzitter;
  • schrijven op het aangegeven rekeningnummer het bedrag over dat de gezamenlijke bijdrage voor hun deelnemende leden dekt, vóór de afsluitdatum van de inschrijvingen.

Het is mogelijk dat om praktische redenen het aantal deelnemers aan een nationaal evenement moet beperkt worden.

Dat zal gebeuren volgens de principes van een bijzonder reglement, opgesteld door het nationaal comité. Dat bijzonder reglement vormt bijlage 2 bij het huishoudelijk reglement.

Indien de materiële mogelijkheid daartoe bestaat, kan onder druk van de verwachte opkomst een dergelijk evenement ook regionaal georganiseerd worden in samenwerking met een of meerdere commanderijen.

3.2.2 Het Feest van de Vlaamse Wijngilde

Tenzij bijzondere omstandigheden het zouden verhinderen, organiseert de vereniging jaarlijks, op initiatief van het nationaal comité, het Feest van de Vlaamse Wijngilde.

Dit type activiteiten valt buiten de minimumarrangementen die door het jaarlijkse lidgeld gedekt zijn. Aan de deelnemers kan een bijdrage gevraagd worden.

3.2.3 Ken Wijn-wedstrijd

Tenzij bijzondere omstandigheden het zouden verhinderen, organiseert de vereniging jaarlijks de wedstrijd Ken Wijn. Het nationaal comité neemt het initiatief. De nationaal wijnmeester neemt de leiding, indien mogelijk in samenwerking met een commanderij die zich daartoe bereid verklaart.

De wedstrijd Ken Wijn kan zowel theoretische als praktische proeven omvatten. De wedstrijdformule en de regels zijn vastgelegd in het Bijzonder Reglement Ken Wijn-wedstrijd.

De inrichtende commanderij mag bijkomende activiteiten inrichten in de marge van de Ken Wijn-wedstrijd, voor zover die activiteiten in overeenstemming zijn met de regels van de vereniging.

Enkel leden van de vereniging kunnen deelnemen aan de Ken Wijn-wedstrijd. De inrichtende commanderij mag niet-leden toelaten tot de randactiviteiten.

Dit type activiteiten valt buiten de minimumarrangementen die door het jaarlijkse lidgeld gedekt zijn. Aan de deelnemers kan een bijdrage gevraagd worden.

De vereniging zal een deel van de organisatiekosten op zich nemen. De modaliteiten zijn vastgelegd in het Bijzonder Reglement Ken Wijn-wedstrijd.

3.2.4 VinoForum – VinoThema

De evenementen VinoForum en VinoThema hebben als doel de samenhorigheid tussen de bestuursleden van de commanderijen, alsook de sociale interactie tussen de commanderijen te bevorderen.

VinoForum neemt de vorm aan van een wijnproeverij, eventueel begeleid met een maaltijd, eventueel omkaderd door de aanwezigheid van gastsprekers, wijnbouwers of andere persoonlijkheden uit de wereld van de wijncultuur. Deze omschrijving is niet beperkend.

Het nationaal comité richt minstens eenmaal per jaar een Vinoforum in.

VinoThema neemt de vorm aan van een inhoudelijk debat over de organisatie, de werking en de toekomst van de vereniging. Deze omschrijving is niet beperkend, maar louter bestuurlijke aangelegenheden zijn te mijden gezien zij uitsluitend tot het domein van de besturende organen van de vereniging behoren: het nationaal comité, de raad van bestuur en de algemene vergadering.

De doelgroep voor deelname aan VinoForum bestaat in de regel uit de wijnmeesters en voorzitters van de commanderijen, plus de leden van het nationaal comité. Indien een voorzitter of een wijnmeester niet aanwezig kan zijn, dan kan die zich laten vervangen door, bij voorkeur, een ander bestuurslid van de commanderij of, desgevallend door een lid van de commanderij.

De doelgroep van VinoThema is qua samenstelling en aantal variabel in functie van het thema en zal omschreven worden in de uitnodiging die het nationaal comité aan de commanderijen richt.

3.2.5 Andere evenementen

De vereniging kan, op initiatief van de Raad van Bestuur of van het nationaal comité, deelnemen aan evenementen die haar evolutie of haar imago ten goede kunnen komen.

Eenmalige of cyclische evenementen, wedstrijden – zoals de Commanderijcup – kunnen ingericht worden om de doelstellingen van de vereniging te helpen verwezenlijken.

4 Graden, eregraden en eretitels

4.1 Graden

De leden van de vereniging kunnen volgende graden behalen:

  • Gezel-wijnproever
  • Meester-wijnproever
  • Grootmeester-wijnproever

De intronisatie in de graad van Gezel-wijnproever komt toe aan de leden die:

  • minstens twee volledige gildejaren lid geweest zijn;
  • tijdens minstens twee gildejaren minstens vijftig percent van de proefavonden in de eigen commanderij bijgewoond hebben;
  • de graad wensen te bekomen.

De graad van Meester-wijnproever komt toe aan de leden die:

  • tijdens het laatste gildejaar minstens vijftig percent proefavonden in de eigen commanderij bijgewoond hebben;
  • geslaagd zijn in de proef voor Meester-wijnproever;
  • als Gezel-wijnproever geïntroniseerd zijn.

De graad van Grootmeester-wijnproever komt toe aan de leden die:

  • geslaagd zijn in de proef voor Grootmeester-wijnproever, ten vroegste in het gildejaar dat volgt op hun intronisatie in de graad van Meester-wijnproever;
  • tijdens het laatste gildejaar vijftig percent proefavonden in de eigen commanderij bijgewoond hebben.

Zonder de leden te verplichten, zullen de commanderijbesturen afdoende initiatieven nemen om de leden die in aanmerking komen voor het behalen van een graad, aan te moedigen tot deelname aan de proeven en de intronisaties om de leden die beslissen deel te nemen aan de proeven een afdoende begeleiding te bieden bij de voorbereiding.

De Raad van Bestuur van de vereniging bepaalt de inhoud en de organisatie van de proeven. Het resultaat van de proeven wordt beoordeeld door een jury, aangesteld door het nationaal comité.

Behoudens de gewone onverenigbaarheden is de jury samengesteld uit wijnmeesters van verschillende commanderijen, en wordt ze voorgezeten door de nationaal wijnmeester. De jury bepaalt autonoom haar eigen reglement. Haar beslissingen zijn niet vatbaar voor beroep.

Praktische organisatie van de jaarlijkse proeven is een taak van de nationaal wijnmeester, indien mogelijk in samenwerking met een commanderij.

De commanderijen zenden een nominatieve lijst van de geïntroniseerde leden aan het nationaal secretariaat, met vermelding van de toegekende graden. Die mededeling gebeurt na het kapittel en ten laatste ter gelegenheid van de jaarlijkse opgave van het ledenbestand bij aanvang van het volgende gildenjaar .

4.2 Eregraden

Personen die geen lid zijn van de vereniging en die uitzonderlijke diensten bewezen hebben aan de vereniging, of die hebben bijgedragen tot het in stand houden of verheffen van de wijntraditie, kunnen benoemd worden tot:

  • Eregezel-wijnproever in de Vlaamse Wijngilde;
  • Eremeester-wijnproever in de Vlaamse Wijngilde;
  • Eregrootmeester-wijnproever in de Vlaamse Wijngilde.

De vereniging kan eenzelfde eregraad slechts eenmaal toekennen aan dezelfde persoon.

De eregraad Eregezel-wijnproever kan in naam van de vereniging toegekend worden door het nationaal comité of door een commanderijbestuur, op eigen initiatief.

De eregraden Eremeester-wijnproever en Eregrootmeester-wijnproever kunnen in naam van de vereniging toegekend worden door het nationaal comité of door een commanderijbestuur, mits goedkeuring door het nationaal comité.

De toegekende graden moeten zo spoedig mogelijk meegedeeld worden aan het nationaal secretariaat voor opname in een centraal register dat de commanderijen zullen kunnen consulteren, zoals hieronder beschreven.

Vanaf de opmaak van dit centraal register zal het nationaal comité aan de commanderijen het overzicht bezorgen van de eregraden die zijn toegekend, met vermelding van de naam van de geïntroniseerde personen, hun hoedanigheid ten tijde van de intronisatie, de datum van de intronisatie en de vermelding van de commanderij waar van toepassing. Na elke wijziging zal het aangepaste overzicht verspreid worden. Het nationaal comité kan ook beslissen het overzicht op de website van de vereniging te publiceren.

4.3 Eretitels

Op voorstel van de Raad van Bestuur kan de Algemene Vergadering een eretitel toekennen aan werkende leden, die de vereniging uitzonderlijke diensten bewezen hebben.

De commanderijen kunnen bestuursleden of leden een eretitel op lokaal vlak toekennen, nadat de functie werd neergelegd of na het verlaten van de vereniging.

Eenzelfde eretitel kan slechts eenmaal aan dezelfde persoon toegekend worden.

Mogelijke eretitels zijn erevoorzitter, ereondervoorzitter, eresecretaris, erepenningmeester, erewijnmeester, ere-PR, erebestuurder, erelid,… van de Vlaamse Wijngilde of van de commanderij.

Deze eretitels worden volgens de kapittelprocedure uitgereikt.

Het nationaal secretariaat van de vereniging houdt een register bij van de graden, eregraden en eretitels die nationaal en lokaal verleend zijn. De commanderijen delen jaarlijks de intronisaties mee aan het nationaal secretariaat. De inzagemodaliteiten voor de commanderijen zijn dezelfde als beschreven in de laatste alinea van artikel 4.2.

5 De organisatie van de vereniging

5.1 Het lidmaatschap en de commanderijen

5.1.1 Het lidmaatschap van de vereniging

De Vlaamse Wijngilde is een vereniging van natuurlijke personen.

Iedere meerderjarige kan lid worden van de Vereniging door aan te sluiten bij een of meerdere commanderijen onder volgende voorwaarden:

  • als lid aanvaard worden door het bestuur van de commanderij(en), ondermeer met inachtname van het huishoudelijk reglement van de commanderij(en);
  • betaling van het lidgeld volgens de regels van de commanderij(en);
  • betaling van de nationale ledenbijdrage door de commanderij(en).

Het lidmaatschap start bij het begin van een nieuw gildejaar.

In de loop van een gildejaar kunnen aspirant-leden deelnemen aan de activiteiten van de commanderij. De commanderij kan daarvoor betaling van een ad hoc bijdrage voorzien.

Ieder lid kan veranderen van commanderij mits aanvaarding door het nieuwe commanderijbestuur.

5.1.2 Periodiciteit van het lidgeld

De leden zullen voor elk nieuw gildejaar lidgeld betalen aan de commanderij.

De commanderijen zullen voor elk nieuw gildejaar de nationale bijdrage voor elk lid betalen.

5.1.3 Mandaten bij meervoudig lidmaatschap

Leden van de vereniging kunnen niet meer dan een commanderij vertegenwoordigen bij het uitoefenen van een mandaat (werkend lid, bestuurder of lid van het nationaal comité) of bij het bekomen van een volmacht voor stemming in de Raad van Bestuur of in de Algemene Vergadering.

5.2 De commanderijen

De leden van de vereniging zijn lid van plaatselijke wijnverenigingen, commanderijen genaamd. Een commanderij kan niet worden opgericht als rechtspersoon en heeft de vorm van een feitelijke vereniging.

De Vereniging beperkt niet het aantal commanderijen.

5.2.1 De erkenning van een commanderij: voorwaarden en procedure

Om in aanmerking te komen voor erkenning als commanderij van de Vereniging moet een wijnproeversvereniging

  • aantonen dat zij minstens twintig leden telt, aan de hand van een lijst met de namen en adressen van de leden die zij bij het nationaal secretariaat neerlegt;
  • aantonen dat het bestuur van minstens één erkende commanderij het peterschap op zich wil nemen of, bij gebreke daaraan, beschikken over een aanbeveling in de vorm van een verslag van de hand van minstens twee leden van het nationaal comité;
  • aantonen, aan de hand van een nominatieve lijst, dat zij een bestuur heeft ingericht volgens de normen van artikel 5.2.2;
  • aantonen dat zij een programma heeft opgemaakt volgens de normen van artikel 5.2.3;
  • zich engageren om de statuten en het huishoudelijk reglement van de Vereniging te onderschrijven.

Indien die voorwaarden voldaan zijn, dan zal het nationaal comité de erkenning van de nieuwe commanderij voorstellen aan de Raad van Bestuur van de Vereniging.

De Raad van Bestuur zal hiervan kennis nemen. Na presentatie door het commanderijbestuur van het programma en na voorstelling van de leden van het commanderijbestuur, kan de Raad van Bestuur de erkenning van de nieuwe commanderij voordragen aan de Algemene Vergadering van de Vereniging.

De Algemene Vergadering van de Vereniging kan tijdens haar eerste vergadering, op voorstel van de Raad van Bestuur, de aanvaarding van een nieuwe commanderij bekrachtigen of verwerpen, na de voorstelling van het programma en het nieuwe commanderijbestuur.

5.2.2 Het bestuur van de commanderij

Een commanderij kiest minstens om de drie jaar haar eigen bestuur, dat als volgt is samengesteld:

  • een voorzitter
  • een ondervoorzitter
  • een secretaris
  • een penningmeester
  • een wijnmeester

Cumul van twee van deze mandaten binnen één commanderij is toegelaten.

De commanderijen kunnen aanvullende, niet officiële bestuursfuncties, zoals keldermeester, verantwoordelijke public relations, en dergelijke creëren.

5.2.3 Werking van de commanderijen

Elke commanderij bepaalt autonoom haar werking, mits het respecteren van de rechten en plichten omschreven in de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.

Het is aan te bevelen dat elke commanderij een eigen huishoudelijk reglement opstelt. (Een minimaal model is opgenomen in bijlage 3)

De aanneming van nieuwe leden behoort tot de bevoegdheid van het commanderijbestuur.

Elke commanderij is verplicht minstens 5 proefevenementen per gildejaar in te richten, al dan niet in samenwerking met andere commanderijen, of met organisaties met gelijkaardige doelstellingen.

Deelname is gratis, buiten het lidgeld, voor de leden van de betreffende commanderij(en).

De commanderij organiseert, in samenwerking met de vereniging, de toekenning van graden, eregraden en eretitels.

5.2.4 Verplichtingen van de commanderijen tegenover de vereniging

Elk gildejaar, ten laatste op 30 oktober, zal elke commanderij volgende informaties overmaken aan het nationaal secretariaat van de vereniging;

  • de wijzigingen aan het ledenbestand van de commanderij:
    • nominatieve lijst van uitgetreden leden;
    • nominatieve lijst van nieuwe leden met naam en adres;
    • nominatieve lijst van leden die onvoldoende activiteiten bijwoonden om een anciënniteitjaar te verwerven volgens de normen van artikel 4.1.
  • het aantal leden van de commanderij en het overeenkomstige bedrag van de nationale ledenbijdrage dat overeenkomstig de artikels 5.1.1 en 5.1.2 wordt gestort aan de nationale kas;
  • de namen en de functietitels van de leden van het commanderijbestuur;
  • de namen van de personen die afgevaardigd worden als werkend lid van de Algemene Vergadering;
  • de namen van de personen die afgevaardigd worden als bestuurder van de vereniging;
  • register met de graden, eregraden en eretitels, verleend door de commanderij;
  • het jaarprogramma;
  • een staat van ontvangsten en uitgaven van het laatste gildejaar en (indien voorhanden) het budget voor het komende gildejaar.

Een afschrift van het jaarprogramma wordt op hetzelfde tijdstip ook aan de nationaal wijnmeester gestuurd.

Bij verkiezingen voor de Raad van Bestuur worden de werkende leden die kandideren voor een mandaat als bestuurder door de commanderij voorgedragen.

5.2.5 Sanctieregeling

Commanderijen die een of meerdere van deze verplichtingen laattijdig of niet nakomen, kunnen op voorstel van het nationaal comité, na schriftelijke aanmaning, door de Raad van Bestuur worden gesanctioneerd.

Mogelijke sancties zijn:

  • verbod aan de werkende leden, en bestuurders van die commanderij, deel te nemen aan de Algemene Vergadering, of Raad van Bestuur (inclusief het niet kunnen uitoefenen van het stemrecht);
  • verbod deel te nemen aan de nationale manifestaties, zoals
    • nationaal feest van de vereniging;
    • nationale proefevenementen;
    • Ken-Wijn manifestatie;
    • de proeven tot het bekomen van de graden.

Bij herhaald verzuim of bij langdurig verzuim gedurende meer dan één gildejaar, en na aanmaning via aangetekend schrijven, kan door het nationaal comité, aan de Algemene Vergadering een voorstel tot uitsluiting worden voorgelegd.

5.3 Algemene Vergadering

5.3.1 De samenstelling van de Algemene Vergadering

De algemene vergadering is samengesteld uit vertegenwoordigers van de commanderijen, “werkende leden” genoemd.

Deze werkende leden worden als volgt aangewezen door de commanderijen:
elke commanderij heeft recht op de aanwijzing van 2 werkende leden dat basisaantal wordt verhoogd:

  • tot 3 indien de commanderij meer dan 50 leden telt
  • tot 4 indien de commanderij meer dan 100 leden telt
  • tot 5 indien de commanderij meer dan 150 leden telt

Het aantal leden, bepalend voor de aanwijzing van de werkende leden, wordt jaarlijks bij het begin van het gildejaar, vastgesteld op basis van het ledenaantal zoals vastgesteld op 30 oktober overeenkomstig artikel 5.2.4.

Het nationaal comité is verantwoordelijk voor deze opvolging, en zal de Algemene Vergadering hieromtrent informeren:

  • aantal commanderijen, en hun ledenaantal
  • het aantal werkende leden aan te wijzen per commanderij

De werkende leden treden in functie op de eerstvolgende Algemene Vergadering, volgend op hun schriftelijke aanwijzing.

5.3.2 Verslaggeving

Elk verslag van de Algemene Vergadering wordt binnen de twee maanden na de vergadering aan de werkende leden toegezonden.

5.3.3 Stemmingen

Tenzij het nationaal comité het wenselijk acht een bepaalde stemmingswijze te volgen, gebeuren deze bij handopsteking

5.3.4 Volmachten

Een werkend lid kan zich bij volmacht laten vervangen door een ander bestuurslid van dezelfde commanderij. Deze schriftelijke volmacht is gedateerd, zij vermeldt de naam van de volmachthouder en de naam van de volmachtgever en zij draagt hun beider handtekeningen. Zij dient afgegeven te worden aan de secretaris van de vergadering voor de aanvang van de zitting.

5.3.5 Bevoegdheden

De Algemene Vergadering heeft als opdrachten, behalve deze die door de wet en de statuten zijn voorgeschreven:

  • de verkiezing van de bestuurders van de vereniging;
  • de bekrachtiging van de erkenning, door de Raad van Bestuur, van nieuwe commanderijen;
  • de toekenning van eretitels aan werkende leden die de vereniging uitzonderlijke diensten bewezen hebben;
  • in beroep, zoals omschreven in art. 6.2, de uitspraken van de juridische & geschillencommisie bekrachtigen of verbreken of aanvullen.

5.4 De Raad van Bestuur

5.4.1 Samenstelling van de Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur is samengesteld uit de bestuurders, op voordracht van de commanderijen bij geheime stemming te verkiezen door de Algemene Vergadering, onder de werkende leden.

Elke commanderij dient tenminste door één door haar aangewezen werkend lid vertegenwoordigd te zijn.

Dat basisaantal wordt verhoogd:

  • tot 2 indien de commanderij meer dan 75 leden telt
  • tot 3 indien de commanderij meer dan 150 leden telt

Het aantal leden, bepalend voor de verkiezing van de bestuurders, wordt bij het begin van het gildejaar, vastgesteld op basis van de ledenlijst die jaarlijks door de commanderij moet worden opgesteld en voor 30 oktober toegezonden aan het nationaal secretariaat van de vereniging (zie verplichtingen van een commanderij).

Het nationaal comité is verantwoordelijk voor deze opvolging, en zal de Algemene Vergadering hieromtrent informeren:

  • aantal commanderijen, en hun ledenaantal;
  • het aantal bestuurders te verkiezen per commanderij.

5.4.2 Stemmingen

Tenzij het nationaal comité het wenselijk acht een bepaalde stemmingswijze te volgen, gebeuren deze bij handopsteking

5.4.3 Volmachten

Een werkend lid kan zich bij volmacht laten vervangen door een ander bestuurslid van dezelfde commanderij. Deze schriftelijke volmacht is gedateerd, zij vermeldt de naam van de volmachthouder en de naam van de volmachtgever en zij draagt hun beider handtekeningen. Zij dient afgegeven te worden aan de secretaris van de vergadering voor de aanvang van de zitting.

5.4.4 Bevoegdheid

De Raad van Bestuur heeft als opdracht:

  • het goed bestuur van de vereniging te verzekeren;
  • alle maatregelen van algemene aard te treffen voor de goede werking van de vereniging;
  • de verificateurs te verkiezen;
  • de leden van de juridische & geschillencommissie te verkiezen;
  • in beroep te beslissen over de aanneming van nieuwe leden;
  • alle personeelsleden van de vereniging aan te nemen of te ontslaan en hun vergoedingen en bezoldigingen vast te stellen;
  • tot de bevoegdheid van de Raad van Bestuur behoort alles wat door de wet en de statuten niet uitdrukkelijk aan de Algemene Vergadering is voorbehouden.

De Raad van Bestuur kan ter zitting beslissen een commissie op te richten met een te omschrijven doelstelling en bevoegdheden en met een mandaat dat loopt tot aan de eerstvolgende verkiezingen van het nationaal comité, van de verificateurs en van de leden van de juridische & geschillencommissie. In elke commissie die aldus wordt opgericht, zal het voorzitterschap waargenomen worden door een lid van het nationaal comité.

De Raad van Bestuur kan het nationaal comité volmacht verlenen om twee leden van het nationaal comité aan te stellen voor de vertegenwoordiging van de vereniging tegenover derden door het stellen van rechtshandelingen en niet rechtshandelingen, ondermeer in bankzaken, tegenover de Griffie van de Rechtbank van Koophandel, tegenover organisatoren van evenementen en zo meer, zonder dat deze opsomming beperkend is.

5.4.5 Werking

De Raad van Bestuur wordt minstens twee maal per jaar samengeroepen.

Rekening houdend met de agendapunten stelt de voorzitter bij de aanvang van de vergadering, de volgorde vast.

De Raad van Bestuur is bevoegd sommige problemen naar een latere datum te verschuiven.

Indien de Raad van Bestuur oordeelt dat de agenda wegens tijdsgebrek niet kan afgehandeld worden, mag de vergadering onderbroken of stopgezet worden, om de agenda af te handelen in een volgende vergadering.

Agendapunten:

  • de Raad van Bestuur kan slechts die agendapunten behandelen die binnen de bevoegdheid van de Raad vallen;
  • de leden die een bepaalde kwestie op de agenda willen plaatsen, geven dit minstens twee weken vooraf schriftelijk door aan de nationaal secretaris (amendement RVB).

De notulen van de vergaderingen van de Raad van Bestuur worden opgemaakt door de nationaal secretaris.

In deze notulen worden opgetekend:

  • de voorstellen aan de Raad van Bestuur;
  • de genomen beslissingen;
  • een beknopte samenvatting van de beraadslagingen.

Het verslag van de vergadering wordt binnen de twee maanden na de vergadering aan de bestuurders toegezonden.

Dit verslag wordt bij de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd. Aanmerkingen, en wijzigingen zullen duidelijk in het nieuwe verslag vermeld worden.

5.5 Het nationaal comité

5.5.1 Samenstelling van het nationaal comité

Het nationaal comité bestaat uit de titularissen van de volgende functies:

  • een nationaal voorzitter;
  • twee nationaal ondervoorzitters;
  • een nationaal wijnmeester;
  • een nationaal secretaris;
  • een nationaal penningmeester;
  • een nationaal PR-verantwoordelijke;
  • een nationaal communicatieverantwoordelijke.

Art. 5.5.12 voorziet de continuïteitsregeling voor de gevallen van onvolledige samenstelling van het nationaal comité.

5.5.2 De nationaal voorzitter dient bestuurder te zijn

Aangezien de nationaal voorzitter de zittingen van de raad van bestuur voorzit, moet deze persoon zelf bestuurder zijn.

5.5.3 Collectieve taken van het nationaal comité

  • de uitvoering van de beslissingen van de Raad van Bestuur
  • de behartiging van de lopende zaken
  • de dagelijkse briefwisseling
  • het rechtsgeldig verbinden van de vereniging door handtekening in zaken van dagelijks bestuur, in het bijzonder financiële verrichtingen
  • de voorstelling aan de Raad van Bestuur van verificateurs
  • de organisatie van nationale manifestaties,
  • het aanduiden van vervangende leden van de juridische & geschillencommissie ingeval van langdurige verhindering, ontslag of belangenconflict in hoofde van een lid van die commissie
  • kennis nemen van de aanhangig gemaakte geschillen en deze doorverwijzen naar de juridische & geschillencommissie
  • kennis nemen van het eenmalig beroep aangetekend tegen de uitspraken van de juridische & geschillencommissie en dit beroep volgens de dringendheid doorverwijzen naar een gewone of bijzondere zitting van de Algemene Vergadering
  • het afhandelen van de adviezen van de nationale werkgroep van wijnmeesters
  • het herverdelen van de functies of taken van de leden van het nationaal comité indien deze hun functie of taak tijdelijk of definitief niet kunnen uitvoeren wegens omstandigheden zoals ziekte, overlijden of ontslag
  • en verder alles wat de continuïteit van de vereniging aanbelangt.

5.5.4 Nationaal voorzitter: taken

Formeel

  • hij leidt de vereniging;
  • hij leidt de vergaderingen van de Raad van Bestuur;
  • en van en de Algemene Vergadering;
  • hij is verantwoordelijk voor de uitvoering van de beslissingen van de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur, en het nationaal comité;
  • hij waakt over de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement.

Functioneel

  • hij organiseert, samen met de andere leden van het nationaal comité het Feest van de Vlaamse Wijngilde.

Hij zal in samenspraak met de andere leden van het comité, in de mate van het mogelijke, proeverijen op het lokale vlak bijwonen. Deze deelname is gratis.

5.5.5 Nationaal ondervoorzitters: taken

Formeel

  • de nationaal voorzitter vervangen tijdens zijn afwezigheid;
  • de opdrachten vervullen die de nationaal voorzitter of het nationaal comité hen toewijzen.

Functioneel

  • waar nodig het nationaal comité vertegenwoordigen in bijzondere commissies;
  • bijdragen tot de organisatie van de basisopleiding voor nieuwe leden en de vorming voor alle andere leden, eventueel in samenwerking met andere onafhankelijke organisaties.

Zij zullen in samenspraak met de andere leden van het comité, in de mate van het mogelijke, proeverijen op het lokale vlak bijwonen. Deze deelname is gratis.

5.5.6 Nationaal secretaris en adjunct-secretaris: taken

Formeel

  • coördineren van de administratieve werking van het nationaal comité, de Raad van Bestuur, en de Algemene Vergadering;
  • verzorgen van de informatiedoorstroming tussen deze drie beleidsorganen van de vereniging;
  • versturen van de uitnodigingen voor de vergaderingen;
  • opmaken van de verslagen van de vergaderingen van het nationaal comité, de Raad van Bestuur en de Algemene vergadering en de verslagen bewaren;
  • opstellen van het jaarverslag van de vereniging en het tenminste één maand voor de Algemene Vergadering aan de commanderijen meedelen;
  • bijhouden van het ledenbestand van de vereniging.

Functioneel

De nationaal secretaris vervult alle opdrachten die uit de aard van zijn functie voortspruiten.

Dit impliceert het ontvangen van de briefwisseling en er gevolg aan geven.

Dit omvat alle zendingen van administratieve aard.

De nationaal secretaris heeft de leiding van de administratieve diensten

De nationaal secretaris zal in samenspraak met de andere leden van het comité, in de mate van het mogelijke, proeverijen op het lokale vlak bijwonen. Deze deelname is gratis.

5.5.7 Nationaal penningmeester: taken

Formeel

  • opmaken van een begroting bij het begin van het gildejaar;
  • presenteren van de financiële toestand aan het nationaal comité, en aan de Raad van Bestuur, indien de agenda het voorziet;
  • jaarlijks verslag uitbrengen aan de Raad van Bestuur en aan de Algemene Vergadering over de financiële toestand van de vereniging;
  • uitvoeren van alle financiële verrichtingen, onder meer de betalingen en beheren van de rekeningen van de vereniging;
  • het bestellen van eretekens, diploma’s, pins en andere materialen op verzoek van het nationaal comité.

Functioneel

  • beheren van het bezit van de vereniging, waaronder de stock van eretekens, diploma’s, pins en andere materialen – daaronder valt het innen van betalingen vanwege de commanderijen die materialen aankopen of huren.

De nationaal penningmeester zal in samenspraak met de andere leden van het comité, in de mate van het mogelijke, proeverijen op het lokale vlak bijwonen. Deze deelname is gratis.

5.5.8 Nationaal wijnmeester: taken

Formeel

  • opstellen van het wijnjaarprogramma van de vereniging, in samenspraak met de overige leden van het nationaal comité;
  • leiden van de nationale degustaties – een taak die omwille van ceremoniële redenen kan overgedragen worden aan de nationaal voorzitter;
  • bijdragen tot de organisatie van de jaarlijkse Nationale Proeven, samen met de organiserende commanderij;
  • inzamelen van de programma’s van alle commanderijen en hierover informatie verstrekken aan het nationaal comité, aan de Raad van Beheer, en aan de Algemene Vergadering.

Functioneel

  • organiseren van de wedstrijd Ken Wijn.

De nationaal wijnmeester zal in samenspraak met de andere leden van het comité, in de mate van het mogelijke, proeverijen op het lokale vlak bijwonen. Deze deelname is gratis.

5.5.9.   Nationaal PR-verantwoordelijke: taken

Formeel

  • samen met de nationaal communicatieverantwoordelijke in het bijzonder en met de andere leden van het nationaal comité in het algemeen, onderhouden van de contacten met de media met als doel de manifestaties van de Vlaamse Wijngilde weerslag in de pers te bieden;
  • onderhouden van contacten met andere wijnverenigingen en confrérieën in binnen- en buitenland;
  • instaan voor sponsoringbudgetten waar nodig;
  • bewaren van het archief van de vereniging;
  • bijhouden van de lijsten bij van de verleende eregraden.

Functioneel

  • zorg dragen voor de positieve uitstraling van de vereniging.

De nationaal PR-verantwoordelijke zal in samenspraak met de andere leden van het comité, in de mate van het mogelijke, proeverijen op het lokale vlak bijwonen. Deze deelname is gratis.

5.5.10 Nationaal communicatieverantwoordelijke: taken

Formeel

  • beheren van de website van de vereniging op technisch en inhoudelijk gebied;
  • informatieverstrekking aan de commanderijen, aan de leden en andere geïnteresseerden, in samenspraak met het nationaal comité.

Functioneel

  • bijdragen tot de communicatie in en over de vereniging.

5.5.11 Verkiezingsprocedure nationaal comité

Artikel 32 van de statuten regelt de frequentie, de bevoegdheid, de verkiesbaarheid, de duur van de mandaten en de uitzonderingen.

Het nationaal comité is verantwoordelijk voor de organisatie van de verkiezingen, zowel voor de globale (her)verkiezing van het comité, als voor de verkiezing van individueel opengevallen functies.

Bij de organisatie van de verkiezingen wordt volgend tijdsschema gehanteerd;

X = dag van de verkiezingen

X – 20 dagen: bekendmaking van alle kandidaten aan de commanderijen

X – 40 dagen: alle kandidaturen zijn binnengekomen bij de nationaal secretaris

X – 60 dagen: oproep aan de commanderijen, via de nationaal secretaris, tot het stellen van de kandidaturen

Een lid kan zich kandidaat stellen voor maximaal twee functies, maar kan slechts effectief verkozen worden in één functie. Indien verkozen in een functie zal de kandidatuur voor een andere functie vervallen.

Elke kandidatuur vermeldt de functie waarvoor het lid zich kandidaat stelt, in volgorde van voorkeur indien de kandidaat twee mogelijke functies beoogt.

Kandidaturen worden ingediend door middel van een aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging, gericht aan de nationaal secretaris, of per e-mail met ontvangstbevestiging gericht aan de nationaal secretaris en aan de nationaal voorzitter.

Tenzij er voor elke functie een kandidaat wordt voorgesteld zonder tegenkandidaat, wordt er een afzonderlijke stemming georganiseerd per functie.

Om verkozen te worden moet een kandidaat minstens 50 % + 1 van de uitgebrachte stemmen behalen. Blanco stemmen worden daarbij niet meegerekend.

Indien meerdere leden kandidaat zijn voor dezelfde functie, en indien in de eerste stemronde geen kandidaat de vereiste meerderheid heeft behaald, dan wordt een tweede stemronde georganiseerd tussen de twee kandidaten met de meeste stemmen.

Indien meer dan twee kandidaten in aanmerking komen voor de tweede stemronde – bij gelijkheid van stemmen- dan wordt eerst een afzonderlijke stemronde georganiseerd tussen de kandidaten met gelijke stemmen.

Een commanderij kan, via verkiezing van een lid in een functie van het nationaal comité, nooit meer dan één mandaat in het comité bekleden.

Kandidaten kunnen op elk moment, voor, tijdens, of na de stemming hun kandidatuur intrekken.

In het geval van geheime stemming wordt het geheim van stemming als volgt verzekerd.

De voorzitter en de secretaris,bijgestaan door twee bestuurders die geen deel uitmaken van het nationaal comité, vormen het kiescollege, en verrichten volgende handelingen:

Voor de stemming wordt het aantal stembriefjes (per functie) geteld. Dit aantal wordt opgetekend door de secretaris.

Elke deelnemer aan de stemming ontvangt één stembriefje (per functie)

De stembriefjes worden in een stembus verzameld, die na de stemming geledigd wordt.

De voorzitter, de secretaris en de bestuurders tellen het aantal uitgebrachte stemmen, en gaan over tot de vaststelling van de uitslag van de stemming, die zij noteren op een lijst / document.

De voorzitter deelt de uitslag van de stemming mee.

De secretaris tekent het verloop van de stemming, en de uitslag op in de notulen van de vergadering.

5.5.12 Duur van de mandaten – continuïteit van het nationaal comité

De mandaten van de leden van het nationaal comité duren drie gildejaren.

Bij ontslag, permanente verhindering of overlijden van een lid van het nationaal comité, zal het nationaal comité voorzien in een permanentie.

Indien het gaat om de nationaal voorzitter, dan zal het college van ondervoorzitters diens taken waarnemen tot een nieuwe nationaal voorzitter verkozen is.

Indien, om welke reden dan ook, de invulling van de aldus opengevallen functie in het nationaal comité niet lukt ondanks verkiezingen, dan blijft deze overgangsregeling van kracht tot een geschikte kandidaat verkozen is volgens de hierboven beschreven modaliteiten, eventueel in buitengewone zitting van de Raad van Bestuur.

5.6 Bijzondere en statutaire commissies

5.6.1 Werkgroep Wijnmeesters

De nationale werkgroep van wijnmeesters is belast met het uitwerken en voorstellen van een toekomstvisie met betrekking tot het bevorderen van de kennis van wijn en van de wijncultuur.

Onder het voorzitterschap van de nationaal wijnmeester verenigt deze commissie wijnmeesters van de commanderijen om een zo breed mogelijk draagvlak te ontwikkelen voor de denkoefeningen.

Het domein van de werkgroep omvat ondermeer de Nationale Proeven, de wedstrijd Ken Wijn, de opleidingen voor wijnmeesters en leden. Deze opsomming is niet beperkend.

De werkgroep van wijnmeesters rapporteert aan het nationaal comité.

5.6.2 De juridische & geschillencommissie

De statuten van de vereniging regelen de samenstelling van de juridische & geschillencommissie, de duur van het mandaat van haar leden, haar continuïteit en haar bevoegdheden.

De uitspraken van de juridische & geschillencommissie zijn bindend voor alle partijen in het geding.

Een partij kan hoger beroep instellen bij de Algemene Vergadering, door het indienen van een schriftelijk en gemotiveerd verzoekschrift neer te leggen bij het nationaal comité binnen een termijn van maximum een maand na de uitspraak van de juridische & geschillencommissie.

De Algemene Vergadering aanhoort de partijen die betrokken zijn in het geschil, alsook de juridische & geschillencommissie. De Algemene Vergadering beslist bij stemming over bekrachtiging, verbreking of aanvulling van de uitspraak van de juridische & geschillencommissie.

5.7 Verificateurs

Tegelijkertijd met de verkiezing van het nationaal comité, zal de Raad van Bestuur twee verificateurs verkiezen. De oproeping, de behandeling van de kandidaturen en de stemming verloopt op dezelfde wijze als deze betreffende de verkiezing van de leden van het nationaal comité. De duur van het mandaat van de verificateurs loopt gelijk met dat van de leden van het nationaal comité.

De verificateurs zijn lid van de vereniging en hoeven geen erkend lid van het IBR te zijn. Zij zijn belast met het nazicht van de rekeningen van de vereniging. Zij brengen daarover verslag uit aan de Raad van Bestuur en aan de Algemene Vergadering.

Het nationaal comité, en in het bijzonder de nationaal penningmeester, zal de verificateurs op hun verzoek toegang verschaffen tot de rekeningen en de boekhouding van de vereniging en hen bij de uitvoering van hun taak de nodige assistentie verlenen.