Vlaamse Wijngilde vzw

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

1 Inleiding – definities en afkortingen

De Vlaamse Wijngilde vzw wordt in dit document “de vereniging” genoemd.

2 Doel en beleid van de vereniging

2.1 Doel van de vereniging

Tekst van artikel 4 van de Statuten beschrijft het doel van de vereniging.

2.2 Het niet commercieel beleid van de vereniging

Voor het realiseren van haar doel voert de vereniging een niet commercieel beleid.

Het nationaal comité en de commanderijbesturen, ieder in zijn domein, zien toe op de toepassing hiervan.

Zo zullen zij vermijden in de plaats te treden van de wijnhandel of ermee in concurrentie te treden. Tijdens de nationale en lokale activiteiten vrijwaren zij de deelnemers van druk tot aankopen of andere verbintenissen.

In die geest moet het mogelijk zijn activiteiten te organiseren in samenwerking met de wijnbouw en met de wijnhandel. Hieronder enkele voorbeelden:

• het zelfstandig, of met derden organiseren van een wijnbeurs, waarbij wijnhandelaars en wijnbouwers hun waren aanprijzen (inkomsten daarbij kunnen dan zijn standplaatsgelden, inkomgelden,… maar geen commissies op de verkoop);
• het werven van publiciteit voor Ken Wijn-magazine of voor een commanderijtijdschrift;
• het organiseren van een wijntombola of een activiteit waarbij restflessen van degustaties per opbod worden aangeboden;
• de aankoop, door de commanderijleden, van wijnen tijdens de wijnreizen.

3 Activiteiten van de vereniging

3.1 Evenementen in commanderijverband

3.1.1 Proefevenementen in commanderijverband

Elke commanderij organiseert, al dan niet in samenwerking met andere commanderijen of met organisaties met gelijkaardige doelstellingen, minstens vijf proefevenementen per gildejaar die, buiten het lidgeld, gratis zijn voor haar commanderijleden.

De commanderijen kunnen bijkomende deelnamekosten aanrekenen voor andere evenementen dan deze die onder de minimumregel vallen. In de praktijk gaat het vaak om feestelijkheden, reizen of uitstappen, wijnbeurzen van de commanderij of wedstrijden. Deze opsomming geldt als voorbeeld en is niet beperkend.

Het commanderijbestuur organiseert de evenementen.

Het commanderijbestuur stelt het volledige jaarprogramma op en deelt dit bij aanvang van het gildejaar mee aan de commanderijleden en aan het nationaal comité.

Ieder commanderijlid kan deelnemen aan proefevenementen van een andere commanderij mits voorafgaande toestemming van de bedoelde commanderij. De mogelijkheid tot deelnemen en de vooraf te betalen vergoeding worden door de bedoelde commanderij bepaald.

Deze regel is ook van toepassing voor deelname aan proefevenementen van commanderijen door personen die geïnteresseerd zijn om commanderijlid te worden van de vereniging.

Zonder afbreuk te doen aan de gezonde kritische ingesteldheid van de wijnliefhebber, tonen de aanwezige commanderijleden en gasten tijdens de proefevenementen het nodige respect voor het doel van de bijeenkomst, voor de sprekers en voor elkaar, zodat het evenement in optimale omstandigheden verloopt.

3.1.2 Geleide bezoeken aan wijnstreken en wijnkelders In commanderijverband

Het commanderijbestuur kan, alleen of in samenwerking met andere commanderijen, geleide bezoeken organiseren aan wijnstreken, wijnbouwers en wijnkelders.

Dit type activiteiten valt buiten de minimumarrangementen die door het jaarlijkse lidgeld gedekt zijn. Het commanderijbestuur kan de deelnemers een bijdrage vragen.

3.1.3 Jaarlijks kapittel in commanderijverband

Het bestuur van de commanderij organiseert eventueel een jaarlijks kapittel, al dan niet gepaard gaande met een banket. Speciale omstandigheden kunnen aanleiding geven tot het organiseren van een bijzonder kapittel.

Een belangrijke activiteit tijdens het kapittel is de plechtige uitreiking van de verschillende graden en eregraden in de wijnkennis.

Een kapittel wordt op een stijlvolle manier georganiseerd.

Een model van intronisatie zal bijlage 1 bij het huishoudelijk reglement vormen.

3.1.4 Proefevenementen ontstaan uit samenwerking

Commanderijen kunnen de krachten bundelen en in samenwerking proefevenementen organiseren, onder hun gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Het nationaal comité of de nationaal wijnmeester kunnen dergelijke initiatieven bevorderen, ondersteunen, het voortouw erin nemen, in het kader van een commanderijevenement of als alternatief voor nationale proefevenementen.

3.1.5 Evenementen in commanderijverband en aansprakelijkheid

Bij de onder 3.1.1 tot en met 3.1.4 vermelde evenementen wordt het niet-commercieel belang van de vereniging gerespecteerd en uitnodigingen dragen steeds het logo van de Vlaamse Wijngilde. Ze vallen onder de exclusieve verantwoordelijkheid van elk commanderijbestuur. Deze verantwoordelijkheid omvat het engagement om elk evenement met de grootste zorg voor te bereiden en te beheren, met in acht name van de wettelijke verplichtingen die de organisatie ervan met zich meebrengt.

3.2 Nationale evenementen en activiteiten

3.2.1 Nationale proefevenementen

Het nationaal comité organiseert elk gildejaar minstens een nationaal proefevenement, opgebouwd rond een wijnthema.

Aan de leden van de vereniging en aan de door de vereniging toegelaten derden die niet tot vereniging behoren, kan een bijdrage per deelnemer gevraagd worden.

Het nationaal comité en de commanderijen zullen alles in het werk stellen om de inschrijvingen en betalingen efficiënt en objectief te laten verlopen.

Het nationaal comité zendt een uitnodiging aan alle commanderijbesturen. De uitnodiging vermeldt naast informatie over het evenement, zoals thema, locatie, datum en aanvangsuur, de bijdrage per deelnemer, het rekeningnummer, de afsluitdatum en het e-mailadres voor de inschrijvingen.

De commanderijbesturen

• zenden een uitnodiging aan al hun commanderijleden;
• centraliseren de inschrijvingen van hun commanderijleden;
• zenden vóór de afsluitdatum een nominatieve lijst van de deelnemers aan het in de uitnodiging vermelde e-mailadres;
• schrijven op het aangegeven rekeningnummer het bedrag over dat de gezamenlijke bijdrage dekt, vóór de afsluitdatum van de inschrijvingen.

Het is mogelijk dat om praktische redenen het aantal deelnemers aan een nationaal evenement moet beperkt worden.
Dat zal gebeuren volgens de principes van een bijzonder reglement, opgesteld door het nationaal comité. Dat bijzonder reglement vormt bijlage 2 bij het huishoudelijk reglement.

Indien de materiële mogelijkheid daartoe bestaat, kan onder druk van de verwachte opkomst een dergelijk evenement ook regionaal georganiseerd worden in samenwerking met een of meerdere commanderijen.

3.2.2 Het Feest van de Vlaamse Wijngilde

Tenzij bijzondere omstandigheden het zouden verhinderen, organiseert de vereniging jaarlijks, op initiatief van het nationaal comité, het Feest van de Vlaamse Wijngilde.

Aan de leden van de vereniging en aan de door de vereniging toegelaten derden die niet tot de vereniging behoren, kan een bijdrage per deelnemer gevraagd worden.

3.2.3 Ken Wijn-wedstrijd

Tenzij bijzondere omstandigheden het zouden verhinderen, organiseert de vereniging jaarlijks de wedstrijd Ken Wijn. Het nationaal comité neemt het initiatief. De nationaal wijnmeester neemt de leiding, indien mogelijk in samenwerking met een commanderij die zich daartoe bereid verklaart.

De wedstrijd Ken Wijn kan zowel theoretische als praktische proeven omvatten. De wedstrijdformule en de regels zijn vastgelegd in het Bijzonder Reglement Ken Wijn-wedstrijd.

De inrichtende commanderij mag bijkomende activiteiten inrichten in de marge van de Ken Wijn-wedstrijd, voor zover die activiteiten in overeenstemming zijn met de regels van de vereniging.

Enkel commanderijleden kunnen deelnemen aan de Ken Wijn-wedstrijd. De inrichtende commanderij mag niet-commanderijleden toelaten tot de randactiviteiten.

Dit type activiteiten valt buiten de in artikel 3.1.1 bedoelde minimumregel. Deelname eraan is afhankelijk van betaling van een bijdrage.

De vereniging zal een deel van de organisatiekosten op zich nemen. De modaliteiten zijn vastgelegd in het Bijzonder Reglement Ken Wijn-wedstrijd.

3.2.4 VinoForum – VinoThema

De evenementen VinoForum en VinoThema hebben als doel de samenhorigheid tussen de commanderijen te bevorderen.

VinoForum neemt de vorm aan van een wijnproeverij, eventueel begeleid met een maaltijd, eventueel omkaderd door de aanwezigheid van gastsprekers, wijnbouwers of andere persoonlijkheden uit de wereld van de wijncultuur. Deze omschrijving is niet beperkend.
Het nationaal comité richt minstens eenmaal per jaar een Vinoforum in.

VinoThema neemt de vorm aan van een inhoudelijk debat over de organisatie, de werking en de toekomst van de vereniging. Deze omschrijving is niet beperkend, maar louter bestuurlijke aangelegenheden zijn te mijden gezien zij uitsluitend tot het domein van de besturende organen van de vereniging behoren: het nationaal comité, de raad van bestuur en de algemene vergadering.

De doelgroep voor deelname aan VinoForum en VinoThema bestaat in de regel uit bestuursleden van de commanderijen.

Dit type activiteiten valt buiten de in artikel 3.1.1 bedoelde minimumregel. Deelname eraan is afhankelijk van een bijdrage.

3.2.5 Andere evenementen

De vereniging kan, op initiatief van de raad van bestuur of van het nationaal comité, deelnemen aan evenementen die haar evolutie of haar imago ten goede kunnen komen.

4 Graden, eregraden en eretitels

4.1 Graden

De commanderijleden van de vereniging kunnen volgende graden behalen:

• Gezel-wijnproever
• Meester-wijnproever
• Grootmeester-wijnproever

De intronisatie in de graad van Gezel-wijnproever komt toe aan de commanderijleden die:

• minstens twee volledige gildejaren commanderijlid geweest zijn;
• tijdens minstens twee gildejaren minstens vijftig percent van de proefavonden in de eigen commanderij bijgewoond hebben;
• de graad wensen te bekomen.

De graad van Meester-wijnproever komt toe aan de commanderijleden die:

• tijdens het laatste gildejaar minstens vijftig percent proefavonden in de eigen commanderij bijgewoond hebben;
• geslaagd zijn in de proef voor Meester-wijnproever;
• als Gezel-wijnproever geïntroniseerd zijn.

De graad van Grootmeester-wijnproever komt toe aan de commanderijleden die:

• geslaagd zijn in de proef voor Grootmeester-wijnproever, ten vroegste in het gildejaar dat volgt op hun intronisatie in de graad van Meester-wijnproever;
• tijdens het laatste gildejaar vijftig percent proefavonden in de eigen commanderij bijgewoond hebben.

Zonder de leden te verplichten, zullen de commanderijbesturen afdoende initiatieven nemen om de commanderijleden die in aanmerking komen voor het behalen van een graad, aan te moedigen tot deelname aan de proeven en de intronisaties om de commanderijleden die beslissen deel te nemen aan de proeven een afdoende begeleiding te bieden bij de voorbereiding.

De raad van bestuur van de vereniging bepaalt de inhoud en de organisatie van de proeven. Het resultaat van de proeven wordt beoordeeld door een jury, aangesteld door het nationaal comité.

Behoudens de gewone onverenigbaarheden is de jury samengesteld uit wijnmeesters van verschillende commanderijen, en wordt ze voorgezeten door de nationaal wijnmeester. De jury bepaalt autonoom haar eigen reglement. Haar beslissingen zijn niet vatbaar voor beroep.

De praktische organisatie van de jaarlijkse proeven is een taak van de nationaal wijnmeester, indien mogelijk in samenwerking met een commanderij.

De commanderijen zenden een nominatieve lijst van de geïntroniseerde commanderijleden aan het nationaal secretariaat, met vermelding van de toegekende graden. Die mededeling gebeurt na het kapittel en ten laatste ter gelegenheid van de jaarlijkse opgave van het commanderijledenbestand bij aanvang van het volgende gildejaar .

4.2 Eregraden

Personen die geen commanderijlid zijn van de vereniging en die uitzonderlijke diensten bewezen hebben aan de vereniging, of die hebben bijgedragen tot het in stand houden of verheffen van de wijntraditie, kunnen benoemd worden tot:

• Eregezel-wijnproever in de Vlaamse Wijngilde;
• Eremeester-wijnproever in de Vlaamse Wijngilde;
• Eregrootmeester-wijnproever in de Vlaamse Wijngilde.

De vereniging kan eenzelfde eregraad slechts eenmaal toekennen aan dezelfde persoon.

De eregraad Eregezel-wijnproever kan in naam van de vereniging toegekend worden door het nationaal comité of door een commanderijbestuur, op eigen initiatief.

De eregraden Eremeester-wijnproever en Eregrootmeester-wijnproever kunnen in naam van de vereniging toegekend worden door het nationaal comité of door een commanderijbestuur, mits goedkeuring door het nationaal comité.

De toegekende graden moeten zo spoedig mogelijk meegedeeld worden aan het nationaal secretariaat voor opname in een centraal register dat de commanderijen zullen kunnen consulteren, zoals hieronder beschreven.

Vanaf de opmaak van dit centraal register zal het nationaal comité aan de commanderijen het overzicht bezorgen van de eregraden die zijn toegekend, met vermelding van de naam van de geïntroniseerde personen, hun hoedanigheid ten tijde van de intronisatie, de datum van de intronisatie en de vermelding van de commanderij waar van toepassing. Na elke wijziging zal het aangepaste overzicht verspreid worden. Het nationaal comité kan ook beslissen het overzicht op de website van de vereniging te publiceren.

4.3 Eretitels

Op voorstel van de raad van bestuur kan de algemene vergadering een eretitel toekennen aan commanderijleden, die de vereniging uitzonderlijke diensten bewezen hebben.

De commanderijen kunnen bestuurders-commanderijleden of commanderijleden een eretitel op lokaal vlak toekennen, nadat de functie werd neergelegd of na het verlaten van de vereniging.

Eenzelfde eretitel kan slechts eenmaal aan dezelfde persoon toegekend worden.

Mogelijke eretitels zijn erevoorzitter, ereondervoorzitter, eresecretaris, erepenningmeester, erewijnmeester, ere-PR, erebestuurder, erecommanderijlid,… van de Vlaamse Wijngilde of van de commanderij.

Deze eretitels worden volgens de kapittelprocedure uitgereikt.

Het nationaal secretariaat van de vereniging houdt een register bij van de graden, eregraden en eretitels die nationaal en lokaal verleend zijn. De commanderijen delen jaarlijks de intronisaties mee aan het nationaal secretariaat. De inzagemodaliteiten voor de commanderijen zijn dezelfde als beschreven in de laatste alinea van artikel 4.2.

5 De organisatie van de vereniging

5.1 Het lidmaatschap

5.1.1 Lid van de vereniging

De Vlaamse Wijngilde is een vereniging van door haar erkende commanderijen die het statuut hebben van een feitelijke vereniging of vzw.

Om in aanmerking te komen voor erkenning als commanderij van de vereniging moet een commanderij:

• aantonen dat zij minstens twintig commanderijleden telt, aan de hand van een lijst met de namen en e-mailadressen van de commanderijleden die zij bij het secretariaat van het nationaal comité neerlegt;
• aantonen dat minstens één erkende commanderij het peterschap op zich neemt of, bij gebreke daaraan, beschikken over een aanbeveling van de hand van minstens twee leden van het nationaal comité;
• aantonen, aan de hand van een nominatieve lijst, dat zij een bestuur heeft ingericht volgens de normen van artikel 5.1.4;
• aantonen dat zij een programma heeft opgemaakt waarbij zij, al dan niet in samenwerking met andere commanderijen of organisaties met gelijkaardige doelstellingen, minstens vijf proefevenementen per gildejaar organiseert die, buiten het lidgeld, gratis zijn voor haar commanderijleden;
• zich engageren om de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging te onderschrijven.

Indien die voorwaarden voldaan zijn, dan zal het nationaal comité de nieuwe commanderij voorstellen aan de raad van bestuur van de vereniging.

De raad van bestuur zal hiervan kennis nemen. Na presentatie door het commanderijbestuur van haar programma en na voorstelling van de leden van het commanderijbestuur, kan de raad van bestuur de erkenning van de nieuwe commanderij voordragen aan de algemene vergadering van de vereniging.

De algemene vergadering van de vereniging kan tijdens haar eerste vergadering, op voorstel van de raad van bestuur, de aanvaarding van een nieuwe commanderij als lid van de vereniging bekrachtigen of verwerpen, na de voorstelling van het programma en het nieuwe commanderijbestuur. De lidmaatschapsbijdrage aan de vereniging van een nieuw lid, is voor het eerste gildejaar éénmalig ten laste van de vereniging.

5.1.2 Lid van een commanderij

Iedere meerderjarige kan lid worden van een commanderij onder volgende voorwaarden:

• als lid aanvaard worden door het bestuur van de commanderij;
• de betaling van het commanderijlidgeld volgens de regels van de commanderij.

Het lidmaatschap start bij het begin van een nieuw gildejaar.

In de loop van een gildejaar kunnen aspirant-commanderijleden deelnemen aan de activiteiten van de commanderij. De commanderij kan daarvoor betaling van een ad hoc bijdrage voorzien.

In de loop van een gildejaar kunnen nieuwe leden toetreden tot een commanderij. Zij mogen deelnemen aan alle activiteiten van zodra de bijdrage door de commanderij is voldaan.

5.1.3 Periodiciteit van de commanderijlidgeld

De commanderijleden zullen voor elk nieuw gildejaar commanderijlidgeld betalen aan de commanderij.
De commanderijen zullen voor elk nieuw gildejaar hun lidgeld aan de vereniging betalen.

5.1.4 Het bestuur van de commanderij

Een commanderij is als volgt samengesteld:

• een voorzitter;
• een ondervoorzitter;
• een secretaris;
• een penningmeester;
• een wijnmeester.

Elke persoon mag maximaal twee functies cumuleren.

De commanderijen kunnen aanvullende, niet officiële bestuursfuncties, zoals keldermeester, verantwoordelijke public relations, en dergelijke creëren.

5.1.5 Werking van de commanderijen

Elke commanderij bepaalt autonoom haar werking, mits het respecteren van de rechten en plichten omschreven in de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.
Het is aan te bevelen dat elke commanderij een eigen huishoudelijk reglement opstelt.

De toetreding van nieuwe commanderijleden behoort tot de bevoegdheid van het commanderijbestuur.

Behoudens gerechtvaardigde omstandigheden, zijn de kosten voor de deelname aan de proefavonden voorzien in het lidgeld.

De commanderij organiseert, in samenwerking met de vereniging, de toekenning van graden, eregraden en eretitels.

5.1.6 Verplichtingen van de commanderijen tegenover de vereniging

Elk gildejaar, ten laatste op 30 oktober, zal elke commanderij volgende informatie overmaken aan het nationaal secretariaat van de vereniging:

• een nominatieve lijst van haar effectieve leden (naam, adres en e-mailadres) per 30 oktober;
• de namen en de functietitels van de commanderijbestuurders;
• de namen van de commanderijleden die afgevaardigd worden als stemgerechtigde vertegenwoordigers in de algemene vergadering;
• de naam van de voorzitter die afgevaardigd zal worden als bestuurder op de raad van bestuur;
• register met de graden, eregraden en eretitels, verleend door de commanderij;
• het jaarprogramma.

5.1.7 Sanctieregeling

Commanderijen die een of meerdere van deze verplichtingen laattijdig of niet nakomen, kunnen op voorstel van het nationaal comité, na schriftelijke aanmaning, door de raad van bestuur worden gesanctioneerd.

Mogelijke sancties zijn:
Opschorting van het uitoefenen van het stemrecht in de algemene vergadering en/of in de raad van bestuur, of een andere sanctie goedgekeurd door de raad van bestuur.

Bij herhaald verzuim of bij langdurig verzuim gedurende meer dan één gildejaar, en na aanmaning via aangetekend schrijven, kan door het nationaal comité, aan de algemene vergadering een voorstel tot uitsluiting worden voorgelegd.

5.2 Algemene vergadering

5.2.1 De samenstelling van de algemene vergadering

De algemene vergadering is samengesteld zoals bepaald in artikel 13 van de statuten.

Het aantal commanderijleden, bepalend voor de aanwijzing van de stemgerechtigde vertegenwoordigers, wordt jaarlijks bij het begin van het gildejaar, vastgelegd op 30 oktober overeenkomstig artikel 5.1.7.
Het nationaal comité is verantwoordelijk voor deze opvolging, en zal de algemene vergadering informeren omtrent:

• het aantal commanderijen, en hun ledenaantal;
• het aantal vertegenwoordigers met stemrecht per commanderij.

De vertegenwoordigers treden in functie op de eerstvolgende algemene vergadering, volgend op hun schriftelijke aanwijzing.

5.2.2 Verslaggeving

Elk verslag van de algemene vergadering wordt binnen de twee maanden na de vergadering aan de commanderijbesturen toegezonden.

5.2.3 Stemmingen

Tenzij het nationaal comité het wenselijk acht een bepaalde stemmingswijze te volgen, gebeuren deze bij handopsteking. Indien het over persoonsnamen gaat gebeurt de stemming altijd geheim.

5.2.4 Volmachten

Een stemgerechtigde vertegenwoordiger kan zich bij volmacht laten vervangen door een ander commanderijlid van dezelfde commanderij, met uitzondering van een lid van het Nationaal Comité of de Raad van Bestuur. Deze schriftelijke volmacht is gedateerd, zij vermeldt de naam van de volmachthouder en de naam van de volmachtgever en zij draagt hun beider handtekeningen. Zij dient afgegeven te worden aan de secretaris van de vergadering voor de aanvang van de zitting. Een aanwezig persoon mag maar over een volmacht beschikken.
Tegelijkertijd zetelen als lid van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur is niet toegelaten.

5.2.5 Bevoegdheden

Behoudens andersluidende bepalingen in de statuten van de vereniging heeft de algemene vergadering als opdracht:
1. wijziging van de statuten en het huishoudelijk reglement;
2. benoeming en afzetting van de bestuurders van de vereniging;
3. vrijwillige ontbinding van de vereniging;
4. bestemming van het vermogen in geval van ontbinding, volgens artikel 29 van de statuten;
5 .goedkeuring van de begrotingen en rekeningen;
6. bepaling van de lidgelden;
7. aanvaarding, ontslag of uitsluiting van de leden;
8. aanstelling van verificateurs die de juistheid van de financiële verrichtingen controleren en verslag uitbrengen van hun bevindingen;
9. kwijting aan bestuurders en verificateurs;
10. aanvaarding van het verkozen nationaal comité;
11. beroep tegen de beslissingen van de geschillencommissie.

5.3 De raad van Bestuur

5.3.1 Samenstelling van de raad van bestuur

De raad van bestuur is samengesteld volgens artikel 21 van de statuten, namelijk uit de voorzitters van de commanderijen.

5.3.2 Stemmingen

Tenzij het nationaal comité het wenselijk acht een bepaalde stemmingswijze te volgen, gebeuren deze bij handopsteking. Indien het over persoonsnamen gaat gebeurt de stemming altijd geheim.

5.3.3 Volmachten

Een voorzitter kan zich bij volmacht laten vervangen door een ander lid van zijn eigen commanderij of door een lid van de raad van bestuur van een andere commanderij, met uitsluiting van een lid van het nationaal comité of de algemene vergadering. Deze schriftelijke volmacht is gedateerd, zij vermeldt de naam van de volmachthouder en de naam van de volmachtgever en zij draagt hun beider handtekeningen. Zij dient afgegeven te worden aan de secretaris van de vergadering voor de aanvang van de zitting.

Tegelijkertijd zetelen als lid van de algemene vergadering en de Raad van Bestuur is niet toegelaten.

5.3.4 Bevoegdheid

De raad van bestuur bepaalt het beleid van de vereniging.

De raad van bestuur heeft als opdracht

• het goed bestuur van de vereniging te verzekeren
• alle maatregelen van algemene aard te treffen voor de goede werking van de vereniging
• de verificateurs te verkiezen
• de samenstelling van de juridische & geschillencommissie te bekrachtigen
• alles wat door de wet en de statuten niet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering is voorbehouden

De raad van bestuur kan ter zitting beslissen een commissie op te richten met een te omschrijven doelstelling en bevoegdheden en met een mandaat dat loopt tot aan de eerstvolgende verkiezingen van het nationaal comité. In elke commissie die aldus wordt opgericht, zal het voorzitterschap waargenomen worden door een lid van het nationaal comité.

De raad van bestuur machtigt het nationaal comité om twee leden van het nationaal comité aan te stellen voor de vertegenwoordiging van de vereniging tegenover derden, voor het stellen van rechtshandelingen en niet rechtshandelingen, ondermeer in bankzaken, tegenover de Griffie van de Rechtbank van Koophandel, tegenover organisatoren van evenementen en zo meer, zonder dat deze opsomming beperkend is.

5.3.5 Werking

De raad van bestuur wordt minstens twee maal per jaar samengeroepen.

Rekening houdend met de agendapunten stelt de voorzitter bij de aanvang van de vergadering, de volgorde vast.

De raad van bestuur is bevoegd sommige problemen naar een latere datum te verschuiven.

Indien de raad van bestuur oordeelt dat de agenda wegens tijdsgebrek niet kan afgehandeld worden, mag de vergadering onderbroken of stopgezet worden, om de agenda af te handelen in een volgende vergadering.

Agendapunten

• de raad van bestuur kan slechts die agendapunten behandelen die binnen de bevoegdheid van de raad vallen;
• de commanderijen die een bepaalde kwestie op de agenda willen plaatsen, geven dit minstens een week vooraf schriftelijk door aan de nationaal secretaris.

De notulen van de vergaderingen van de raad van bestuur worden opgemaakt door de nationaal secretaris.

In deze notulen worden opgetekend:

• de voorstellen aan de raad van bestuur;
• de genomen beslissingen;
• een beknopte samenvatting van de beraadslagingen.

Het verslag van de vergadering wordt binnen de twee maanden na de vergadering aan de bestuurders toegezonden.

Dit verslag wordt bij de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd.

5.4 Het nationaal comité

5.4.1 Samenstelling van het nationaal comité

Het nationaal comité bestaat uit de titularissen van de volgende functies:

• een nationaal voorzitter,
• twee nationaal ondervoorzitters,
• een nationaal wijnmeester,
• een nationaal secretaris,
• een nationaal penningmeester
• een nationaal PR-verantwoordelijke
• een nationaal communicatieverantwoordelijke.

Art. 5.4.10 voorziet de continuïteitsregeling voor de gevallen van onvolledige samenstelling van het nationaal comité.

5.4.2 Collectieve taken van het nationaal comité:

• de uitvoering van de beslissingen van de raad van bestuur;
• de behartiging van de lopende zaken;
• de dagelijkse briefwisseling;
• het vertegenwoordigen van de vereniging bij gerechtelijke of buitengerechtelijke handelingen zoals bepaald in artikel 28 van de statuten;
• de voorstelling aan de raad van bestuur van verificateurs;
• de organisatie van nationale manifestaties;
• het aanduiden van vervangende leden van de juridische & geschillencommissie ingeval van langdurige verhindering, ontslag of belangenconflict in hoofde van een lid van die commissie;
• kennis nemen van geschillen en deze doorverwijzen naar de juridische & geschillencommissie;
• kennis nemen van het beroepsverzoekschrift tegen de uitspraken van de juridische & geschillencommissie en doorverwijzen naar een gewone of bijzondere zitting van de algemene vergadering;
• kennis nemen van de adviezen van de diverse commissies;
• het behartigen van de dringende en noodzakelijke taken die tijdelijk of definitief niet kunnen uitgevoerd worden door leden van het nationaal comité wegens omstandigheden zoals ziekte, overlijden of ontslag;
• en verder alles wat de continuïteit van de vereniging aanbelangt.

5.4.3 Nationaal voorzitter: taken

Formeel:

• hij leidt de vereniging;
• hij leidt de vergaderingen van de raad van bestuur;
• en van en de algemene vergadering;
• hij is verantwoordelijk voor de uitvoering van de beslissingen van de algemene vergadering, de raad van bestuur, en het nationaal comité;
• hij waakt over de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement.

Functioneel:

• hij organiseert, samen met de andere commanderijleden van het nationaal comité het Feest van de Vlaamse Wijngilde.

Hij zal in samenspraak met de andere leden van het comité, in de mate van het mogelijke, proeverijen op het lokale vlak bijwonen. Deze deelname is gratis.

5.4.4 Nationaal ondervoorzitters: taken

Formeel:

• de nationaal voorzitter vervangen tijdens zijn afwezigheid;
• de opdrachten vervullen die de nationaal voorzitter of het nationaal comité hen toewijzen.

Functioneel:

• waar nodig het nationaal comité vertegenwoordigen in bijzondere commissies.

Zij zullen in samenspraak met de andere leden van het comité, in de mate van het mogelijke, proeverijen op het lokale vlak bijwonen. Deze deelname is gratis.

5.4.5 Nationaal secretaris: taken

Formeel:

• coördineren van de administratieve werking van het nationaal comité, de raad van bestuur, en de algemene vergadering;
• verzorgen van de informatiedoorstroming tussen deze drie beleidsorganen van de vereniging;
• versturen van de uitnodigingen voor de vergaderingen.
• opmaken van de verslagen van de vergaderingen van het nationaal comité, de raad van bestuur en de algemene vergadering en de verslagen bewaren;
• opstellen van het jaarverslag van de vereniging en het tenminste één maand voor de algemene vergadering aan de commanderijen meedelen
• bijhouden van het commanderijledenbestand van de vereniging
• logistiek

Functioneel:

• de nationaal secretaris vervult alle opdrachten die uit de aard van zijn functie voortspruiten;
• dit impliceert het ontvangen van de briefwisseling en er gevolg aan geven;
• dit omvat alle zendingen van administratieve aard;
• de nationaal secretaris heeft de leiding van de administratieve diensten.

De nationaal secretaris zal in samenspraak met de andere leden van het comité, in de mate van het mogelijke, proeverijen op het lokale vlak bijwonen. Deze deelname is gratis.

5.4.6 Nationaal penningmeester: taken

Formeel:

• opmaken van een begroting bij het begin van het gildejaar;
• presenteren van de financiële toestand aan het nationaal comité, en aan de raad van bestuur, indien de agenda het voorziet;
• jaarlijks verslag uitbrengen aan de raad van bestuur en aan de algemene vergadering over de financiële toestand van de vereniging;
• uitvoeren van alle financiële verrichtingen, onder meer de betalingen en beheren van de rekeningen van de vereniging;
• het bestellen van eretekens, diploma’s, pins en andere materialen op verzoek van het nationaal comité.

Functioneel:

• beheren van het bezit van de vereniging, waaronder de stock van eretekens, diploma’s, pins en andere materialen – daaronder valt het innen van betalingen vanwege de commanderijen die materialen aankopen of huren.

De nationaal penningmeester zal in samenspraak met de andere leden van het comité, in de mate van het mogelijke, proeverijen op het lokale vlak bijwonen. Deze deelname is gratis.

5.4.7 Nationaal wijnmeester: taken

Formeel:

• opstellen van het wijnjaarprogramma van de vereniging, in samenspraak met de overige leden van het nationaal comité;
• leiden van de nationale degustaties – een taak die omwille van ceremoniële redenen kan overgedragen worden aan de nationaal voorzitter;
• bijdragen tot de organisatie van de jaarlijkse Nationale Proeven, samen met de organiserende commanderij;
• inzamelen van de programma’s van alle commanderijen en hierover informatie verstrekken aan het nationaal comité, aan de raad van bestuur, en aan de algemene vergadering.

Functioneel:

• organiseren van de wedstrijd Ken Wijn.

De nationaal wijnmeester zal in samenspraak met de andere leden van het comité, in de mate van het mogelijke, proeverijen op het lokale vlak bijwonen. Deze deelname is gratis.

5.4.8   Nationaal PR-verantwoordelijke: taken

Formeel:

• samen met de nationaal communicatieverantwoordelijke in het bijzonder en met de andere leden van het nationaal comité in het algemeen, onderhouden van de contacten met de media met als doel de manifestaties van de Vlaamse Wijngilde weerslag in de pers te bieden;
• onderhouden van contacten met andere wijnverenigingen en confrérieën in binnen- en buitenland;
• instaan voor sponsoring budgetten waar nodig;
• bewaren van het archief van de vereniging;
• bijhouden van de lijsten van de verleende eregraden;

Functioneel

• zorg dragen voor de positieve uitstraling van de vereniging.

De nationaal PR-verantwoordelijke zal in samenspraak met de andere leden van het comité, in de mate van het mogelijke, proeverijen op het lokale vlak bijwonen. Deze deelname is gratis.

5.4.9 Nationaal communicatieverantwoordelijke: taken

Formeel:

• beheren van de website van de vereniging op technisch en inhoudelijk gebied;
• informatieverstrekking aan de commanderijen, aan de commanderijleden en andere geïnteresseerden, in samenspraak met het nationaal comité;
• leidt de redactieraad van het Ken Wijn-magazine.

Functioneel:

• bijdragen tot de communicatie in en over de vereniging.

5.4.10 Toegevoegde functies

Het nationaal comité kan toegevoegde functies in het leven roepen om de taken van de leden van het nationaal comité te ondersteunen. 

Voorbeelden hiervan zijn :

• adjunct-secretaris
• adjunct-nationaal wijnmeester
• adjunct-communicatieverantwoordelijke – Redactieraad Ken Wijn
• adjunct PR-verantwoordelijke – beheer abonnementen Ken Wijn
• adjunct-webmaster

Deze opsomming is niet exhaustief en kan door het nationaal comité naar behoefte worden uitgebreid.

5.4.11 Verkiezingsprocedure nationaal comité

De statuten van de vereniging regelen de bevoegdheid, de verkiesbaarheid, en de duur van de mandaten.

Het nationaal comité is verantwoordelijk voor de organisatie van de verkiezingen, zowel voor de globale (her)verkiezing van het comité, als voor de verkiezing van individueel opengevallen functies.

Bij de organisatie van de verkiezingen wordt volgend tijdsschema gehanteerd:
X = dag van de verkiezingen
X – 20 dagen: bekendmaking van alle kandidaten aan de commanderijen
X – 40 dagen: alle kandidaturen zijn binnengekomen bij de nationaal secretaris
X – 60 dagen: oproep aan de commanderijen, via de nationaal secretaris, tot het stellen van de kandidaturen

Een commanderijlid kan zich kandidaat stellen voor maximaal twee functies, maar kan slechts effectief verkozen worden in één functie. Indien verkozen in een functie zal de kandidatuur voor een andere functie vervallen.

Elke kandidatuur vermeldt de functie waarvoor het commanderijlid zich kandidaat stelt, in volgorde van voorkeur indien de kandidaat twee mogelijke functies beoogt.

Kandidaturen worden ingediend per e-mail gericht aan de nationaal secretaris en aan de nationaal voorzitter.

Tenzij er voor elke functie een kandidaat wordt voorgesteld zonder tegenkandidaat, wordt er een afzonderlijke stemming georganiseerd per functie.

Om verkozen te worden moet een kandidaat minstens 50 % + 1 van de door de raad van bestuur uitgebrachte stemmen behalen. Blanco stemmen worden daarbij niet meegerekend.

Indien meerdere commanderijleden kandidaat zijn voor dezelfde functie, en indien in de eerste stemronde geen kandidaat de vereiste meerderheid heeft behaald, dan wordt een tweede stemronde georganiseerd tussen de twee kandidaten met de meeste stemmen.

Indien meer dan twee kandidaten in aanmerking komen voor de tweede stemronde – bij gelijkheid van stemmen- dan wordt eerst een afzonderlijke stemronde georganiseerd tussen de kandidaten met gelijke stemmen.

Een commanderijlid kan nooit meer dan één mandaat in het comité bekleden.

Kandidaten kunnen op elk moment, voor, tijdens, of na de stemming hun kandidatuur intrekken.

In het geval van geheime stemming wordt het geheim van stemming als volgt verzekerd.
De voorzitter en de secretaris, bijgestaan door twee bestuurders die geen deel uitmaken van het nationaal comité, vormen het kiescollege, en verrichten volgende handelingen:
Voor de stemming wordt het aantal stembriefjes (per functie) geteld. Dit aantal wordt opgetekend door de secretaris.
Elke deelnemer aan de stemming ontvangt één stembriefje (per functie).
De stembriefjes worden in een stembus verzameld, die na de stemming geledigd wordt.
De voorzitter, de secretaris en de bestuurders tellen het aantal uitgebrachte stemmen, en gaan over tot de vaststelling van de uitslag van de stemming, die zij noteren op een lijst / document.
De voorzitter deelt de uitslag van de stemming mee.
De secretaris tekent het verloop van de stemming, en de uitslag op in de notulen van de vergadering.

5.4.12 Duur van de mandaten – continuïteit van het nationaal comité

De mandaten van de leden van het nationaal comité duren drie gildejaren.
Bij ontslag, permanente verhindering of overlijden van een lid van het nationaal comité, zal het nationaal comité voorzien in een permanentie.

Indien het gaat om de nationaal voorzitter, dan zal het college van ondervoorzitters diens taken waarnemen tot een nieuwe nationaal voorzitter verkozen is.

Indien, om welke reden dan ook, de invulling van de aldus opengevallen functie in het nationaal comité niet lukt ondanks verkiezingen, dan blijft deze overgangsregeling van kracht tot een geschikte kandidaat verkozen is volgens de hierboven beschreven modaliteiten, eventueel in buitengewone zitting van de raad van bestuur.

5.5 Bijzondere en statutaire commissies

5.5.1 Werkgroep Wijnmeesters

De nationale werkgroep van wijnmeesters is belast met het uitwerken en voorstellen van een toekomstvisie met betrekking tot het bevorderen van de kennis van wijn en van de wijncultuur.

Onder het voorzitterschap van de nationaal wijnmeester verenigt deze commissie wijnmeesters van de commanderijen om een zo breed mogelijk draagvlak te ontwikkelen voor de denkoefeningen.

Het domein van de werkgroep omvat onder meer de nationale proeven, de wedstrijd Ken Wijn, de opleidingen voor wijnmeesters en commanderijleden. Deze opsomming is niet beperkend.

De werkgroep van wijnmeesters rapporteert aan het nationaal comité.

5.5.2 De juridische & geschillencommissie

In de schoot van het nationaal comité wordt een juridische & geschillencommissie opgericht.
Deze commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste 3 commanderijleden.

De samenstelling van de juridische & geschillencommissie, de duur van haar mandaat, en  bevoegdheden worden door het nationaal comité bepaald en aan de raad van bestuur voor bekrachtiging voorgelegd. Indien nodig wordt een extra raad van bestuur bij elkaar geroepen door het nationaal comité.

De uitspraken van de juridische & geschillencommissie zijn bindend voor alle partijen in het geding.

Een partij kan hoger beroep instellen bij de algemene vergadering, door het indienen van een schriftelijk en gemotiveerd verzoekschrift neer te leggen bij het nationaal comité binnen een termijn van maximum een maand na de uitspraak van de juridische & geschillencommissie.

De algemene vergadering aanhoort de partijen die betrokken zijn in het geschil, alsook de juridische & geschillencommissie. De algemene vergadering beslist bij stemming over bekrachtiging, verbreking of aanvulling van de uitspraak van de juridische & geschillencommissie.

5.6 Verificateurs

Tegelijkertijd met de verkiezing van het nationaal comité, zal de raad van bestuur twee verificateurs verkiezen. De oproeping, de behandeling van de kandidaturen en de stemming verloopt op dezelfde wijze als deze betreffende de verkiezing van de leden van het nationaal comité. De duur van het mandaat van de verificateurs loopt gelijk met dat van de leden van het nationaal comité.

De verificateurs zijn commanderij van de vereniging en hoeven geen erkend  lid van het IBR te zijn. Zij zijn belast met het nazicht van de rekeningen van de vereniging. Zij brengen daarover verslag uit aan de Raad van bestuur en aan de algemene vergadering.

Het nationaal comité, en in het bijzonder de nationaal penningmeester, zal de verificateurs op hun verzoek toegang verschaffen tot de rekeningen en de boekhouding van de vereniging en hen bij de uitvoering van hun taak de nodige assistentie verlenen.